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医药行业是涉及国计民生的重要行业,这个行业不仅卖药,更重要的是研发和生产药物。无论是“神药”板蓝根,还是众所周知的消炎药青霉素,都是医药行业长久以来的研发成果。

一个药物的研发过程不亚于“神农尝百草”,以最近关注度较高的新冠疫苗来说,仅疫苗研制就需要经历四个阶段:筛选疫苗毒株-临床前疫苗研制-临床前研究-临床试验(一期、二期、三期)。创新药则基本都要经历10年的时间,投入在几十亿人民币以上。如果“尝试”对了,将有着丰厚的市场回报。反之,则一切都归零。

于是在市场机制的作用下,买药贵的问题屡见不鲜。

对于这个问题,国家在医药行业的改革从未停止,从“4+7”开始的带量采购,让药品进行大幅度的降价(最高降幅超过90%)到12月28日最新发布的《2020国家医保药品目录》对价格或费用偏高、基金占用较多的14种独家药品进行降价谈判(平均降价43.46%),无不体现出国家释放改革红利、惠民利民的态度和决心。

降价还在持续,确实让患者受惠,但也让医药行业面临巨大挑战。

图片来源:人民日报

前不久,我们跟一家医药企业客户聊天,这是一家快速转型为创新和研发驱动的制药公司,拥有多个研发中心。随着行业的变化,除了加大创新药的研发力度外,如何有效地降低内部运营成本,加强质量监管,成为了企业关注的重点。

“智能制造、电子签约、RPA、WMS、ERP等数字化工具,在我们企业数字化中越发重要。”在谈到药企数字化转型的现状时,客户这样说。

其中以电子签约为例,作为数字化的“基础设施”,它在医药企业中的旅程也是丰富多彩,充满着机遇和挑战。

机遇:在员工签约场景中使用

一般来说,医药企业的员工都不算少,且有一定的人才流动率。

随着企业的发展,企业每个月都有大批量的新员工入职,需签订劳动合同等文件。也有老员工的合同到期,进行续约。传统的纸质合同签约管理方式,既要耗费大量人工打印、邮寄,占用大量的档案室空间,也不好进行流程追溯和管理。

针对这个显而易见的痛点,医药企业首先使用了电子签约的方式,对员工的合同、保密协议等员工“签约”材料进行线上管理。

1)新员工入职:新员工在入职当天,就会收到待签署的合同与附件的短信提醒,通过手机在入职当天即可完成合同和保密协议的签订。

2)老员工续约:老员工在合同到期前,HR将定期审批OA的合同续签流程,通过系统对接,OA将当天需要续签的合同发送到老员工手机上,员工通过手机完成续签。

在这个场景下,企业需要加强对员工的培训,告知员工电子签约的便利性,对于部分员工担心电子合同法律效力的问题,进行及时解答,提高员工接纳电子签约的满意度。

医药客户反馈,企业在上线电子签约后效果良好,极大提高了HR的办公效率,降低了合同未签署或到期未处理的风险。

机遇:在企业内质量场景中使用

药品生产的过程,需要符合GMP法规(药品生产质量管理规范)的要求。从原料的采购到药品入库,有着无数的质量检验、抽检环节。

这些质检报告的打印,在传统方式上,都需要人工打印与签字,但签字可能存在字迹模糊,并且时间一长就难以辨别,难以开展质量问题的追溯。

电子签约的方式可作为质量验证人员的认证签字方式,确保签字的合法、有效,更便捷的归档、查询电子的质量检验报告,从而更好地达到GMP法规的相关要求。

挑战:在供应商、经销商中应用

不少拥有成熟供应链的企业,都会在供应链的上下游利用电子签约简化采购、订单等流程。

虽然医药行业的上下游合作签约材料众多,需要符合GSP(药品经营质量管理规范)的法规要求,但涉及的上下游合作方众多,规模大小不一。

据药企资深人士所言,全国的药品经销企业超过了1万家,有些小企业人数较少,甚至不懂信息化知识,惧怕接受电子盖章的合同、订单等,习惯于接受“看得见、摸得着”的纸质合同。药品的上游企业亦是如此,除了规模较大的原材料厂商,企业的供应商未有成熟的规模,经常更换,在使用电子签约过程中面临了挑战。

关于这点,之前医药客户在与上上签沟通时也有这些顾虑。他们担心在供应商不够“数字化”,不够“稳定”的情况下使用电子签约可能会适得其反,容易遭受来自经销商“客户”的挑战。

为此我们做了调研,结果发现大部分上下游合作伙伴还是非常支持电子签约的。

首先是上下游企业客户非常乐意免费试用电子合同。之前的纸质合同容易丢失,不易管理。电子签约解决了上下游供应链的在线签署与合同管理问题。上下游企业客户可以免费享受电子合同签署和线上管理的服务。

其次是提升签署效率,减轻回款压力在上上签电子签约平台,合同可以实现秒发秒签,帮助企业客户更快地完成签署,从而快速推进打款交付等业务流程,减轻回款压力。

随着医药行业企业的聚集,一旦大部分龙头医药企业试用了电子签约,经销商等下游势必会“顺势而为”,有望提高整个行业的签约效率。

挑战:关于信息安全问题

一般在使用电子签约平台时,免不了将员工的合同范本、保密协议等信息上传到平台进行使用,一旦个人信息泄露,将对个人和企业造成巨大影响。

前不久,为规范医药代表学术推广行为,促进医药产业健康有序发展,国家药品监督管理局网站发布了医药代表备案管理办法,要求在2020年12月1日之前,各家医药公司要完成医药代表备案。

随着医药行业的动态变化,类似这样的政策将来会越来越多,国家对于个人信息利用的收集规范及授权要求也会愈发严格。

针对上述提到的挑战,实际上不同的医药企业,对信息安全也有着不同的制度和文化。规模较大的国内外医药企业,对于员工、供应商等信息都有严格的信息安全制度。他们在选择电子签约厂商时,尤为关注合作方的技术防范是否到位。同时防止信息泄露也是企业自身关注的重点。

世界500强企业赛诺菲曾邀请国际独立的第三方专业安全厂商CyberVadis对上上签电子签约进行安全测试,结果显示上上签成为其测评分数最高的供应商。日前,上上签还接受了客户BP(英国石油)安排的第三方专业审计机构安永的安全审计,审计结果显示无中高风险项目,完全满足BP安全审计要求。以此推动行业安全技术门槛不断提升。

身处契约行业,安全合规、中立一直以来是我们关注的重点和秉持的准则。自2018年起,上上签电子签约持续发布了《安全白皮书》,从组织与人员安全、安全合规、系统安全架构、数据安全体系、安全运营等五方面,推动行业向更加安全化、规范化的方向发展。同时也于今年8月获得了“ISO22301:2019业务连续性管理体系”认证,证明了平台抗风险和持续服务的能力。

上上签寄语

电子签约需要签约方的一致认可才能使用,有点类似于“微信支付”,一旦对方“未注册认证”,就难以进行转账和支付。

因此在员工相关的应用场景上,依靠HR等部门的管理能力,电子签约可便利地让员工接纳并“注册认证”,线上完成企业内需员工签署的任何文件,提高签署效率,减少人工处理、邮寄、档案管理等成本,实现企业内降本增效。随着《医药代表备案制》的落地,医药行业又多了一个使用电子签约的理由。

目前,在医药行业内电子签约的推广还有待加强,由于产业链中多数企业都未使用或平台不一,难以进行电子签约的规模应用。上上签电子签约将持续加强与医药企业和卫健委、药监局等政府机构的合作,为整个医药行业的降本增效贡献一份力量。